Algemene voorwaarden

Inschrijving

De inschrijving gebeurt via vzwroots@gmail.com. Bij inschrijving geef je volgende gegevens door:

• Naam

• Adres

• Telefoonnummer van iemand die ik tijdens het kampje kan bereiken

• Geboortedatum

• Eventuele allergieën en medicatie (vooral voor de kampjes met inslapen) die moet worden genomen.

• Als je niet wenst dat de foto’s die worden gemaakt, verspreid worden ter publicatie doeleinden voor de vzw, vermeld je dit ook.

• Als je al dan niet een fiscaal attest nodig hebt.

Nadat je deze gegevens hebt doorgegeven, krijg je een bevestigingsmail. Je inschrijving is definitief na betaling van het bedrag op rekeningnummer .BE53 8917 5406 2953, steeds met vermelding van (de activiteit) + (naam kind)

Leeftijden

Roots werkt met leeftijdscategorieën. Dit om de werking en activiteiten optimaal te laten verlopen. Indien je kind te oud of te jong is voor het kamp dat hij/zij wilt volgen, is er misschien een ander kampje binnen Roots waarin zij/hij kan deelnemen? Informeer gerust.

Prijzen

Aan elke activiteit is een basisprijs gekoppeld. De dagprijs voor een kamp is €25. Voor de meeste kampjes en activiteiten breng je zelf een tussendoortje en lunchpakket mee. Alle andere materialen zijn inbegrepen. Voor de kampjes in Ieper geldt een uitzondering en is ook het eten inbegrepen, dan geldt een dagprijs van €30.

Heb je problemen om het bedrag in één keer te betalen? Geef vzw Roots een seintje, eventueel kan gekeken worden voor een afbetalingsplan. De kampen zijn fiscaal aftrekbaar, tot een bedrag van €11,20 per dag, per kind.

Annulering

Annulering door Roots: Om organisatorische redenen kan Roots genoodzaakt zijn om een activiteit te annuleren. Je wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht ten laatste 7 dagen voor aanvang van de geannuleerde activiteit. Roots biedt je- indien mogelijk- een gelijkwaardig alternatief aan. Ga je daar niet op in, dan zorg Roots voor volledige terugbetaling.

Annulering door de inschrijver: Elke annulering dient te gebeuren via mail. Andere wijzen worden niet aanvaard. Na het ontvangen van de e-mail wordt er steeds een ontvangstbevestiging teruggestuurd. Deze geldt als definitieve bevestiging van de annulering. De annulering wordt berekend op basis van de verzenddatum van het emailbericht. Annuleren tot drie weken voor aanvang van activiteit is kosteloos. Daarna gelden volgende voorwaarden

A) Je zorgt zelf voor een vervanger=> geen kosten

B) Annulering tussen drie weken en één week voor aanvang van de activiteit => je betaalt €15 administratiekosten

C) Annulering vanaf één week voor de activiteit=> je betaalt 50% van het bedrag D) Annulering wanneer het kampje al is begonnen, is niet mogelijk.

Er zijn natuurlijk omstandigheden waarbij annuleren niet anders kan, zoals overlijden van een naast familielid(tot de tweede graad) en ziekte. In dat geval is annuleren kosteloos. Wanneer de deelnemer door overmacht een deel van het initiatief mist, wordt voor het resterende bedrag een waardebon opgemaakt die geldig is tot en met de zomer van 2019. Deze is niet overdraagbaar op andere personen en kan niet omgeruild worden voor geld.

Verzekering

VZW Roots is verzekerd bij Jonge Helden, voor zowel burgerlijke aansprakelijkheid als lichamelijke letsels. De kosten ten gevolge van het aanbrengen van materiële schade ten nadele van andere deelnemers of van het verblijfscentrum dienen door de deelnemers zelf gedragen te worden.

Inclusie

VZW Roots werkt graag mee aan een inclusief aanbod voor kinderen die extra begeleiding nodig hebben. Roots bekijkt elke individuele vraag tot deelname. Daarom vragen we om voor de inschrijving contact op te nemen en duidelijk aan te geven welke specifieke ondersteuning jouw kind nodig heeft. Dit contact geldt als een vereiste. Daarna wordt gekeken als deelname mogelijk is.